Dit is een paragraaf. Klik hier om uw eigen tekst toe te voegen.

Inventarisatie taken Kaartverkoop Kolonieconcerten

 

  • Vanaf het moment van versturen (begin augustus) van het programma en het vermelden van het programma op de website, komen de bestellingen van abonnementen en losse kaarten binnen. Via mail, de aangehechte strook van het programma en per telefoon.

 

  • De nieuwe bestellingen worden verwerkt in de database.

 

  • Nieuwe bezoekers worden ingevoerd en aangevinkt bij de betreffende concerten en bevestigd. Bestaande adressen/bezoekers aangevinkt en bevestigd. In het begin is dit een grote stroom kaarten, mails en ook wel telefoontjes.

 

  • Checken of er betaald is bij de RABO bank. Belangrijk om dit regelmatig te doen, anders wordt het onoverzichtelijk.

      Dit aanvinken + bevestigen in de database.

 

  • Begin oktober de abonnementskaartjes met begeleidende brief versturen naar alle mensen die een abonnement besteld en betaald hebben. Tevoren vaak nog een paar mensen bellen/mailen, die wel besteld en niet betaald hebben.

 

  • Losse kaartjes worden nu per concert door de secretaris (T. Krosschell) gemaakt. Deze worden aan de bezoekers gegeven bij het afhalen van de bestelde en betaalde kaarten.

 

  • Vlak voor de concerten wordt het ook weer even druk. Vaak komen er dan wat meer telefoontjes, maar ook mail. Regelmatig worden bestellingen veranderd: door ziekte of omstandigheden niet kunnen komen; onzeker of een bestelling wel doorgekomen is. Verder melden verschillende abonnementhouders dat ze er niet zijn. Zodoende stellen zij hun plaats beschikbaar.

 

  • Per concert een overzicht (2x) maken van de bestelde/betaalde kaarten vanuit de gegevens van de  database.

 

  • Ongeveer 14 dagen voor een concert de database doorsturen naar M. van de Kateelen, zodat hij een recent bestand (xlsx) heeft van alle namen/adressen.

 

  • Indien een concert uitverkocht is, dit doorgeven aan diegene die de website bijhoudt (M. van de Kasteelen), zodat op de site komt te staan dat er voor het betreffende concert geen kaarten meer verkrijgbaar zijn.

 

  • Voor iedere bestuursvergadering een overzicht maken van de bestelde kaarten. Dit overzicht later, na het concert, weer mee naar huis nemen, want er zijn bijna altijd wel bestellingen die niet helemaal blijken te kloppen. Vlak voor het concert laat ik het zo en later zoek ik uit waar de vergissing zit en neem ik zo nodig contact op met de betreffende persoon.

 

  • Bijhouden van de gereserveerde plaatsen en (zo nodig) de wachtlijst.